In quasi tutte le case c'è almeno un cassetto che nessuno ha il coraggio di aprire. Dentro ci sono bollette di anni fa, ricevute sbiadite, garanzie di elettrodomestici ormai buttati, e in mezzo, alla rinfusa, le fotografie: quelle in bianco e nero dei nonni, le stampe lucide, le polaroid delle vacanze. Mettere ordine sembra un'impresa enorme, e per questo si rimanda. In realtà basta un metodo semplice e qualche pomeriggio di pazienza.

Il lavoro si divide in due parti che conviene tenere separate fin dall'inizio: da una parte le carte, che servono soprattutto a dimostrare qualcosa, dall'altra i ricordi, che servono a raccontare chi siamo. Hanno esigenze diverse, e mescolarle è il primo errore da evitare.

Prima si sceglie, poi si conserva

Il primo passo è radunare tutto in un unico punto, su un tavolo grande, e dividere in mucchi. Per le carte bastano tre categorie: da tenere per sempre, da tenere per un certo periodo, da eliminare. Per le fotografie la scelta è più delicata, ma vale lo stesso principio: non tutto merita uno spazio nell'album. Le dieci foto quasi identiche dello stesso tramonto, gli scatti mossi, i paesaggi senza persone di cui non si ricorda più il luogo possono essere ridotti a una o due immagini rappresentative.

Con le foto di famiglia, però, conviene essere prudenti. Un volto che oggi non ci dice nulla potrebbe essere un prozio che un giorno qualcuno cercherà. Prima di buttare un'immagine antica è utile mostrarla ai parenti più anziani: spesso sono gli unici in grado di dare un nome a quelle persone.

Per le carte, invece, il criterio è pratico. Alcuni documenti vanno conservati senza scadenza: atti notarili e di compravendita, certificati di nascita, matrimonio e simili, titoli di studio, documentazione sanitaria importante, contratti di lavoro e tutto ciò che riguarda la contribuzione e la futura pensione. Altri hanno una vita limitata. Per le dichiarazioni dei redditi e le relative pezze d'appoggio, come scontrini delle spese detraibili e ricevute, l'indicazione più diffusa è di tenerle almeno cinque anni, contando dall'anno successivo a quello di presentazione. Anche per le bollette e le ricevute di pagamento delle utenze si consiglia, per prudenza, di arrivare a cinque anni. Chi ha dubbi su un caso specifico fa bene a chiedere al proprio commercialista o a un CAF, perché le regole possono cambiare e ci sono situazioni particolari.

Quello che si elimina va distrutto con attenzione: le carte con dati personali, codici fiscali, coordinate bancarie e firme non andrebbero gettate intere nella carta da riciclare, ma strappate o passate in un distruggidocumenti.

I materiali giusti fanno la differenza

Molte fotografie si rovinano non per l'età, ma per il modo in cui sono state conservate. I vecchi album con le pagine adesive e il foglio trasparente sopra, molto diffusi qualche decennio fa, sono tra i peggiori: la colla ingiallisce, si indurisce e finisce per incollare la foto alla pagina. Se si riesce a staccarle senza forzare, è meglio trasferirle altrove; se resistono, conviene lasciarle dove sono e fotografarle o scansionarle così come sono, piuttosto che rischiare di strapparle.

Per la nuova sistemazione si cercano materiali dichiarati privi di acidi e di lignina, cioè carta e cartoncino che non ingialliscono e non cedono sostanze alle immagini. Per le buste e i fogli trasparenti la plastica giusta è il polipropilene o il poliestere; da evitare invece il PVC, che col tempo rilascia sostanze dannose per le stampe. Le scatole d'archivio in cartone neutro sono la soluzione più pratica per grandi quantità: le foto si mettono in verticale, divise da cartoncini separatori, come le schede di un vecchio schedario. Niente elastici, niente graffette metalliche, niente nastro adesivo: lasciano segni, si arrugginiscono o si deteriorano.

Dove tenerli: umidità, luce e calore

Cantine e soffitte sono i posti dove finiscono più spesso gli scatoloni dei ricordi, e sono anche i più sbagliati. L'umidità favorisce muffe e fa incollare tra loro le stampe; il caldo dei sottotetti d'estate accelera il deterioramento; gli sbalzi di temperatura tra stagioni fanno il resto. Il luogo ideale è un armadio in una stanza abitata, lontano da termosifoni, finestre e muri esterni che tendono a condensare.

La luce è l'altro nemico. Una foto incorniciata ed esposta al sole per anni perde i colori in modo evidente. Per le immagini a cui si tiene davvero, la soluzione migliore è appendere una copia ristampata e conservare l'originale al buio, in scatola.

Scrivere, etichettare, fare un indice

Una fotografia senza informazioni perde gran parte del suo valore nel giro di una generazione. Per questo è utile annotare sul retro chi c'è, dove e quando, almeno a grandi linee. Si scrive con una matita morbida, premendo poco e vicino al bordo: le penne a sfera possono imprimere un solco visibile sul davanti, i pennarelli rischiano di sbavare o di trasferire l'inchiostro sulla foto sottostante.

Le scatole e i raccoglitori vanno etichettati all'esterno con un criterio chiaro, per esempio per decennio o per ramo della famiglia per le foto, per argomento e anno per i documenti. Un semplice indice, scritto a mano su un quaderno o in un file sul computer, che dice cosa c'è in ogni scatola, fa risparmiare ore di ricerche e permette a chiunque in famiglia di orientarsi.

Digitalizzare e fare il backup

Scansionare le fotografie e i documenti più importanti è il modo migliore per proteggerli da incendi, allagamenti o semplici smarrimenti, e per condividerli con i parenti lontani. Per le foto conviene usare uno scanner piano a buona risoluzione, più alta se l'immagine è piccola e si pensa di ingrandirla; per i documenti basta molto meno, e in mancanza di altro anche lo smartphone con un'applicazione di scansione dà risultati accettabili.

Una volta digitalizzato, però, l'archivio va messo al sicuro, perché un disco può guastarsi all'improvviso. La regola più seguita è quella detta 3-2-1: tenere tre copie dei file, su almeno due supporti diversi, con una copia conservata fuori casa. In pratica può voler dire avere i file sul computer, una copia su un disco esterno e una terza su un servizio di archiviazione online, oppure su un disco lasciato a casa di un familiare. Ogni tanto è bene controllare che i backup si aprano davvero e aggiornarli quando si aggiunge materiale nuovo.

La copia digitale, comunque, non sostituisce l'originale: le stampe e le carte di valore restano da conservare con la stessa cura.